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试析计算机信息技术在机关档案管理中的应用  

热度0票  浏览0次 时间:2022年6月23日 09:25
  (421002 核工业卫生学校 湖南 衡阳)
  【摘 要】科学技术的发展迅速,我国的计算机工程建设的发展也有了改善。在计算机网络技术快速发展的新环境下,档案管理效率获得了很大程度的提高,不仅突出了计算机网络技术的先进性,也给今后的档案管理创新带来了便利和重要的指导。机关单位在发展运转的过程中形成了大量的档案信息,这些信息的处理要求高信息处理与运用的效果也直接关系到群众利益的保障。为确保机关单位档案管理的效果,促进档案管理更新换代,满足日益提高的新型档案管理要求。
  【关键词】计算机信息技术;机关档案管理;应用引言伴随现代信息技术的发展,新时期计算机信息技术在各行各业发展中发挥着越来越重要的作用。在机关档案管理工作中加强计算机信息技术的应用具有重要的积极意义,但是也要看到计算机信息技术在档案管理方面应用也存在一些局限性。档案管理是机关单位管理工作当中的基础和核心,在单位的运转当中扮演着重要角色。维护档案资料完整,促进档案信息科学利用,是促进单位职能发挥和有效运转的必要条件。
  一、计算机信息技术在机关档案管理中应用的重要意义(一)拓展档案资源范围对于机关档案管理工作来说,计算机技术的应用,在根本上改变了传统的管理模式,有效的提升了档案管理的效率,拓展档案管理资源的范围。在传统的机关档案管理工作中,档案资源获取的方式非常单一,资源的获取量以及准确性都不能满足实际的工作需求,档案资源的缺失,会给机关单位的工作带来漏洞,影响到我国行政工作的正常开展。
  在信息时代的背景下,这种技术上的现实可以得到有效的突破,信息化的机关档案管理模式,在档案资源的获取上具有先天性的优势,资源获取范围更广,而且档案获取的速度和准确性都可以得到保证,为机关单位的工作提供有效的依据。
  (二)实现了系统化的档案管理
  在信息时代,机关档案管理工作必须要结合社会的发展趋势及时的进行革新,信息化的档案管理模式已经成为了档案管理工作必然的发展方向。通过计算机信息技术在其中的应用,可以实现档案管理工作的系统化,在信息技术的作用下,把档案管理工作中的各个分项工作进行串联,形成一个完善的系统,形成标准化的档案管理模式,是机关档案管理工作创新的一种重要表现形式,这种变化表明了我国正式的进入到了信息时代,具有非常重要的意义。
  二、计算机信息技术在机关档案管理中的应用
  (一)提高管理人员素质
  机关单位的档案管理人员需要不断提升综合素质,既能够熟悉掌握档案的业务,又要具备丰富的计算机网络技术能力,以便在出现各种问题之后,可以凭借专业素质快速作出反应,保证各项工作的实施效果。在对档案管理人员进行教育培训时,重点要弥补传统培训当中的缺陷,把侧重点放在档案专业知识和计算机网络知识技巧的培训上。前者需要关注的是旧观念的更新和新知识的输入,使得档案管理者可以熟练把握现代档案工作的技能与方法,把档案管理人员打造成为思想成熟,业务素质过硬,同时又富有敬业与负责精神的优秀档案管理者。后者需要重视的是计算机知识以及技术技巧,使得档案管理者能够顺应新时代用好先进技术手段,给单位和档案利用者提供满意服务。
  (二)加强技术升级,不断提高档案管理安全化水平一方面要围绕档案管理的目标要求,在信息化建设方面不断拓展其深度与广度。要对档案信息资源加强从采集到整合、利用、共享等方面的一体化建设,不断进行信息的重组与归档,从而确保信息有效管理。另一方面要不断提高档案管理安全化水平,对过程中的档案信息资源等进行全面密封保存,加强层层防护设置与验证,做好备份管理,从而确保信息及时保存。此外还应当建立机关档案电子信息档案安全评估体系,对各类风险等加强防护管理,密切监控可能存在的问题并加强风险识别与精准判断处置,切实保障电子档案信息完整安全有效。此外还应当完善相关的档案管理信息化管理制度,对档案管理信息化建设过程中各个岗位的权责明确,优化流程,加强全过程质量管理,不断提高档案管理人员的专业能力、计算机技术水平、业务素质以及安全意识和服务意识,从而引导他们围绕档案管理信息化建设以及档案资源的开发应用等进行深度研究,形成更多的建设性建议,推动档案管理与其他业务管理工作紧密融合起来,最大限度发挥档案信息的价值。
  (三)加强档案管理技术升级
  要围绕档案管理信息化建设,结合机关事业单位自身的职能等,对档案管理技术进行不断升级,加大资金保障力度,全面加强全员档案管理技术和方法的培训,注重档案管理信息化技术的不断升级,学习和借鉴更先进的大数据处理技术等,从而更好地提高档案管理信息化系统与其他信息系统等之间的兼容性和融合性,实现信息资源全面共享,减少信息的重复统计等。
  三、结语
  在如今的信息化社会背景下,计算机网络有着不容忽视的作用,给档案管理工作的创新提供了良好的保障。面对计算机网络技术广泛应用于社会生活方方面面的现实情况,机关单位的档案管理也要与时俱进,对丰富多样的信息资源进行挖掘与利用。同时注意适应信息处理和应用要求,加快档案管理信息化建设,充分发挥档案信息的利用价值,为单位决策制定以及各项工作的有序开展提供技术保障和有效依据。当然机关单位在利用新技术手段的过程中,要做好统筹协调,找到技术的最佳运用方案,并在技术运用当中累计经验和方法,以免影响档案管理的职能发挥。
  参考文献:
  [1]田艳萍.计算机信息技术在事业单位档案管理中的意义及应用[J].农家参谋,2019(18):189.



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