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浅析档案数字化建设的迫切性与重要性 —— — 以包头职业技术学院为例

热度0票  浏览2次 时间:2021年2月22日 09:56
吕 静
(包头职业技术学院 档案室 内蒙古 包头 014035 )摘要:随着网络信息化建设和网络信息化技术的快速发展,档案行业也迎来了很好的的发展机遇—— — 档案数字化建设。文章以包头职业技术学院为例,分析了档案数字化建设在今后档案管理工作中的迫切性和重要性,明确了档案数字化建设过程中应注意的问题并提出相应改进措施,以更好地促进档案数字化工作稳步向前发展。
关键词:档案;数字化建设;迫切性;重要性
当今科技日新月异,网络信息化建设和技术的快速发展给档案行业带来了难得的发展机遇,那就是档案数字化建设,我们要抓住这次机遇,积极采取有效措施,推动档案工作转型升级。
档案数字化是指机关在履行职能的过程中,运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理,并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。
一、档案数字化建设的迫切性
(一)与时俱进追赶先进。在全国第一次网络安全和信息化工作会议上,习近平总书记曾提出: “必须敏锐地抓住信息化发展的历史机遇,勇敢地接受并战胜信息化变革所带来的各种挑战,并进一步对网络强国建设作了重要指示”。档案行业也应该抓住信息化发展带来的机遇,利用先进网络信息技术的成果,积极改进和提升档案工作。
包头职业技术学院档案室涉及的档案资料主要有党群、行政、教学、科研、财会、基建等十大类,若仍然采取传统的收集整理和利用方式,工作质量和工作效率都不会太高,最明显的问题就是归档耗时和查找不便,还易损耗档案。因此,建立档案数字化服务体系已势在必行。只有将档案数字化,才能使档案工作与时俱进、跟上时代步伐,才能更好的促进学院档案工作管理、完善档案制度体系。
(二)学校发展的必然趋势。对于一所高校来说,档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、服务师生的重要事业,是高校发展水平和文明程度的重要标志。加强档案管理工作,对于保存学校永久历史记忆、服务广大师生都具有重要意义。
为满足包头职业技术学院档案工作数字化、档案信息化综合管理的要求, 2019 年 3 月学院党委(院长)办公室档案室购置了南京中坦科技有限公司开发的“南大之星”档案网络管理系统 7.0 (标准版),现已安装运行。该系统以档案业务为基础,功能全面,可实现档案信息资源采集、审核、鉴定、发布、利用的全过程应用。与此同时,包头职业技术学院党委(院长)办公室档案室委托内蒙古力腾档案技术服务有限公司进行文书、业务档案整理及数字化加工服务工作。
在三方的共同合作下,截至 2019 年 12 月底已将 2015 年至 2018 年文书档案及部分教学档案扫描完毕,并将所有扫描电子文件上传至数据平台,实现了纸质档案的查询和借阅管理,利用极其方便。
二、档案数字化建设的重要性
(一)党和国家高度重视档案事业发展。习近平总书记曾指出: “档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。”
(二)保存原始档案资料。对于纸质档案而言,档案信息的保存年限基本决定于档案载体的寿命,而传统档案载体—— — 纸张,其寿命是有限的,而且保管条件要求高,如果想要尽可能完整的恢复已经失真的档案,其成本也是比较高的。通过档案数字化建设,将纸质档案扫描为电子版,我们就可以在旧载体消亡之前将信息拷到新的载体上,新的载体具有极强的管理性和安全性,更容易保存、不易损坏,这样长期循环,原始档案资料就可以永久保存,人类记忆也将永恒,同时也为今后档案信息化管理和利用提供了便捷、树立了保障。
(三)实现智能检索、方便查询。翻阅纸质档案花费时间较长、效率较低,还会对原始档案资料造成损耗甚至破坏,不利于原始资料的完整保存。因此,借助大数据网络信息化技术,引进档案数字化软件,将其更好的应运于档案的整理、管理、利用和服务领域,实现档案的快速查阅服务,实现不进库房即可查阅档案原文并打印,一改过去的“钻进档案库房查档案”的低效率查阅方式,查阅速度大幅度提高。
三、档案数字化建设中应注意的问题
(一)加大档案数字化建设的资金支持。数字化建设从启动开始,就需要长期、持续的经费保障予以支持,否则,只停留在现有的基础上,档案信息化工作将滞后于信息化建设进程。首先,学校应将档案经费列入经费预算,确保经费保障到位,加大档案信息化基础设施的投入;其次,要对管理软件和服务器不断更新;再次,还要加强档案信息数据库备份系统、安全加密系统的多方位建设,一旦出现黑客攻击、病毒入侵、文件损坏等现象,可以通过档案备份系统对损坏的档案进行更新恢复,及时、有效的保证了档案的完整性、安全性,损失降到最低。只有学校对档案数字化管理提供资金支持,才能让档案管理工作顺利进行。
(二)培养专兼职档案员档案意识。要想做好档案数字化工作,就要具备数字化相关的管理人才。因此,建设一支政治过硬、爱岗敬业、业务精湛、服务高效的兼职档案员队伍是做好档案数字化工作的重要保障。
包头职业技术学院档案室有专职档案员 2 名,各个系部均设有兼职档案员,他们对档案的收集整理、立卷归档有重要作用。我们要多组织一些培训课程,让档案管理人员学习交流,要让相关的工作人员不仅具备过硬的计算机技能,还要有较强的档案管理知识。对于新引进的档案网络管理系统软件,我们举办了档案信息管理系统安装与使用培训班,对各系部兼职档案员进行培训,了解该系统的使用方法,为今后档案归档和利用提供方便。
(三)对外包商进行严格审核。我院与外包商—— — 内蒙古力腾档案技术服务有限公司签订保密条款的同时应注意以下几个问题:对质量进行严格的审查;学校要对外包商的能力进行审查,包括其技术设备、软件或其他信息产品进行审查;对外包商的品牌、信誉和经验进行严格审查。
(四)加强档案数字化的安全管理。数字化档案具有不稳定性,易更改、易复制等特点,要避免数字化过程中或完成后的数据丢失、被盗。首先,要加强对档案数字化工作人员的监管,防止在数字化过程中档案泄密;其次,数字化后的数据要采取多种形式有效备份;另外,要加强数字化档案管理的网络安全,可以安装一些杀毒软件或者防火墙来进行阻挡,之后对这些档案资料必须加密,防止因泄露造成的危害,这样才能让档案管理顺利进行。
四、结语
在大数据信息技术与云计算技术快速发展的背景下,以计算机为核心的数字化技术成为这个时代发展的主要标志,如果还按传统方式管理档案,无疑会制约学校和人才的发展。因此,档案数字化建设势在必行。只有将档案数字化,才能使档案的功能得以最大限度地发挥、价值得以更高程度地实现,使其更好地为个人、企业、社会服务,促进高校更好、更快发展。
参考文献
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[5] 刘美静 . 档案工作的发展趋势及档案数字化建设 [J]. 山西档案 .2007,(S1):66-67.
[6] 蔡玉珍 . 浅论企业档案信息化及数字化档案室建设 [J]. 各界 ,2019,(10):187.
作者简介:
吕静( 1991 —),女,包头职业技术学院党委(院长)办公室档案室。



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