军工投资项目之仪器设备档案管理研究

收藏 打印 发给朋友 发布者：王海琛1 胡雪超 2 邢 芳 1 张歆旎

热度0票  浏览36次 时间：2021年6月17日 09:19

1上海航天计算机技术研究所 上海 201109；2上海航天电子通讯设备研究所 上海 201109

摘 要：为了确保装备研制生产核心能力，满足高新技术装备研制生产需要，提高国防科技工业技术装备水平和自主创新能力，近年来，国家加大了对国防科技工业固定资产投入，仪器设备的购置成为军工投资项目中必不可少的组成部分，仪器设备档案作为项目建设的真实记录，成为国家对项目稽查、审计及监管的重要依据。

关键词：军工投资项目；仪器设备；档案管理

引言

仪器设备档案管理是国防科技工业固定资产投资项目（以下简称军工投资项目）管理的一个重要组成部分，在仪器设备的购置、验收、使用、维护、维修等环节发挥了重要作用。本文结合工作实际存在的问题以及解决对策，结合国家对军工投资项目管理新要求，为进一步加强仪器设备档案管理工作提出了建议。

一、军工投资项目仪器设备档案存在的主要问题

1.1 仪器设备档案完整性问题。在仪器设备档案管理过程中，归档资料的完整性问题较为突出，其主要表现为：1.仪器设备购置阶段。缺少购置需求或科研方案论证及评审文件；招标项目的未中标文件，内部招标的比质比价文件；进口设备（含软件）的原产地证明、代理授权及报关文件；非标准设备及软件开发项目的研制方案、质量、工艺文件及评审文件、验收方案；特种设备的设计、制造资质、质量认证文件，安装竣工图等。2.仪器设备开箱验收阶段。缺少软件开发项目的软件测试报告、保密测评文件、使用授权文件；非标准设备的设计图样、设计计算书、安装调试记录、外购部件质量证明；外购设备的装箱单、出厂合格证或出厂质量证明、随机软件光盘、入厂检测文件等；特种设备的出厂质量检验合格证明、制造焊接质量的技术证明，安装单位资质、安装调试计划、施工方案，安装质量检查验收记录，特种设备使用登记证及使用培训文件、特种设备安全监督管理部门开具的产品检验结论等。3.仪器设备使用及维护（修）阶段。缺少设备的试运行记录、定检记录等。

1.2 仪器设备档案有效性问题。归档资料的有效性问题常常体现为合同协议签章手续不全，合同只盖单位合同章，无签署人、签署日期；合同、投标文件、资质文件只归档复印件，无原件；请示报告的批复栏只有领导签字无批复内容和批复日期；评审意见无专家签名等。

1.3 仪器设备档案准确性问题。归档资料的准确性问题表现为设备验收时间先于设备安装时间；合同签订时间先于合同审批时间；合同签署人与授权人不一致；合同约定的交付资料与实际交付资料不符；光盘名称无法反映光盘的具体内容等。

1.4 仪器设备档案系统性问题。归档资料的系统性问题表现为光盘与纸质文件混放，没有单独立卷，没有备考说明；卷内文件排列顺序混乱，未按照 GB/T11822-2008 相关要求排列；卷内备考表内容不具体等。

1.5 仪器设备档案安全性问题。归档资料的安全性问题体现为电子文件缺少备份，案卷密级标识不准确，档案库房与阅览室、办公室未实行“三分开”等。

二、加强军工投资项目仪器设备档案管理工作的建议2.1 建立健全项目档案工作组织体系和管理制度。军工投资项目中工艺设备项目要经过立项（购置需求论证）、可行性研究、初步设计、购置计划、招投标、合同签订、开箱验收等阶段，涉及各单位各部门各层次的人员，并形成大量的项目资料。为了确保项目资料的完整、准确、系统、安全，确保项目档案的质量和有效利用，建立完善的项目档案工作组织体系以及与其相适应的管理制度是军工投资项目仪器设备档案管理首要工作。项目建设单位必须建立以分管军工投资项目的单位领导为档案管理组组长，项目管理部门、档案管理部门、仪器设备采购部门、仪器设备使用部门、计量检测部门、财务部门等专、兼职档案管理员为组员的项目档案工作组，并且依据《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》的相关要求，结合单位实际情况，制定《建设项目档案管理办法》，从项目档案的组织管理、项目文件编制、整理和收集、项目文件的归档、案卷编目和装订、项目档案保管和利用、项目档案的移交和使用等方面做出详细规定，确保有章可循。

2.2 熟练掌握军工投资项目相关政策法规。军工投资项目管理的主要特点是政策性强，项目建设与管理必须符合国防科技工业发展规划，必须严格执行国防科工局制定的相关法规、规定和政策。因此要做好项目仪器设备档案管理，档案管理人员首要任务是必须熟悉掌握国防科工局下发的有关军工投资项目政策性文件，其中主要有《国防科技工业固定资产投资项目管理办法》《国防科技工业固定资产投资项目招投标管理暂行办法》 《国防科技工业固定资产投资项目招投标管理暂行办法实施细则》等，只有熟知政策法规，档案管理人员才能正确指导业务部门在项目前期阶段，即设备购置或研制阶段的收集整编工作，确保该阶段档案资料的完整性。例如军工项目招投标管理暂行办法规定，单台（套）设备估算价在 100 万人民币或 10 万美元以上的应当进行招标，依据此项规定，档案管理人员在接收业务部门提交资料时必须重点关注招投标文件的归档情况，以确保仪器设备档案的完整性。

2.3 加强仪器设备（软件）购置合同、研制流程管理。仪器设备档案管理作为军工投资项目管理的重要组成部分，在项目的整个实施过程中必须做到“前期介入，过程控制”。为了确保归档资料的完整性和有效性，在仪器设备（软件）购置或研制阶段，建设单位必须在购置合同或研制方案中以附件的形式明确必须归档的随机资料、技术文件的名称、数量和质量要求，并建立质量保证金制度，档案管理部门参与项目费用的支付控制。

三、结语

习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案管理是军工投资项目建设的管理手段，档案记录和反映了项目的质量、技术和管理水平，是完成项目建设和竣工验收的前提和保证。档案管理规范，项目管理一定规范。

参考文献

[1]杨冬权.杨冬权在学习习近平同志考察浙江省档案局馆时讲话座谈会上的发言[J].中国档案报，2014（1）.

[2]贾伟军.项目档案管理知识与技能[J].科工局，2017（3）.