实现中小学档案管理信息化之我见

 [摘要]教育信息化为中小学档案管理信息化创造了条件,使中小学档案实现计算机管理成为现实。根据中小学档案管理的现状,结合自身的学习和体会,就实现档案管理信息化提出几点粗浅看法。
　　[关键词]中小学档案管理 信息化
　　
　　如何实现中小学校档案管理信息化?笔者根据中小学档案管理的现状,结合自身的学习和工作体会,就实现档案管理信息化提出几点粗浅看法。
　　一、中小学校档案管理的现状及存在问题
　　目前中小学档案管理的现状却不容乐观,普遍存在着注重硬件实施建设,轻视档案管理信息化建设的现象,存在着教育主管部门、学校领导和教职工的普遍不够重视、学校专职档案管理人员缺乏、档案资料单一、档案存放条件较差、档案材料收集不完整等问题,特别是多数学校的档案管理还处于人工管理模式,与教育发展很不适应。因为传统的人工档案管理方式,特别是案卷多为纸质档案,卷内纸质好坏混杂、页面大小不一、手写打印墨迹有浓有淡,且信息量大,数据繁杂,安全性差,不仅给档案资料的收集、整理、立卷、归档、保密等带来了诸多不便,而且由于人工档案管理检索手段落后,查阅利用不便,给档案存放保管、更新达标、日常维护带来了很大困难,直接影响着档案管理效率的提高,影响着档案利用价值的提高。
　　二、中小学校档案管理信息化的优势
　　针对中小学传统档案管理方式的现状和存在问题,建立现代化的中小学档案管理信息化体系刻不容缓。根据中小学档案管理的现状和自己的工作实践,笔者认为:中小学档案管理信息化系统至少具有以下优势:
　　1.中小学档案管理信息化系统是广泛应用电子计算机处理图文声像等原始档案资料,并以硬盘、光盘、录音带、录像带等介质贮存,具有处理迅速、存储量大、查阅方便、保存期限长等纸质档案所无可比拟的优势,这种档案管理信息化系统真正实现了文档一体化,文字纸质档案和电子文件并存,可以为查阅者方便地提供查询、阅读、交流、使用等多项服务。
　　2.中小学档案管理信息化系统的建立和不断完善,为各学校培养和造就了高素质的专职工作人员。从笔者所处的地区来看,尽管中小学校档案专职管理人员缺乏,且普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象,但也有不少经过专业学习和业余自学在档案管理信息化工作中独当一面,各显才能,为信息化建设做出了较大贡献。我们相信,在建立档案管理信息化系统的过程中,只要领导重视,上下合力,档案管理信息化发展过程中一定会解决好管理人员数量不足、素质不高等发展中的问题。
　　3.中小学档案管理信息化系统,具有以地区或学校建立网站、网页、局域网或电子文件数据管理中心的优势。如一个学校或地区建立自己的档案网站、网页,就可以方便地为政府、教育主管部门、社会各界提供网上利用服务,在学校自己的网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现各学校优质教育资源共享。同时,通过档案管理信息化建设,可以促进学校各项工作管理的公开化,可以通过网络征集各界人士对学校发展的意见或建议,更便于广大群众对学校各项工作的监督,以利不断改进工作。

　三、中小学校档案管理信息化的意义
　　中小学档案管理必须主动适应信息时代的发展,加快档案管理信息化建设步伐。
　　1.教育发展表明,中小学档案管理信息化对于促进教育现代化、学校管理规范化、提高教育资源利用率、实现资源共享、优势互补越来越发挥着纸质档案无可替代的重要作用。
　　2.中小学档案管理信息化是学校其它各项工作的规范化、标准化是基础。因此,中小学档案管理信息化系统的建设和完善必将有力地促进中小学校各项工作的改进和提高,促进教育管理水平和办学水平的提高。
　　3.中小学档案管理信息化系统是重要的教育资源,它不仅能够方便快捷地实现对学校所有师生员工档案的日常管理,积累管理经验,而且可以逐步实现与名校名师建立合作联系,发现、改进、创新自身工作,不断提高管理工作效率和学校管理水平。
　　四、中小学校档案管理信息化的途径
　　实现中小学校档案管理信息化应主要做好以下几方面工作:
　　1.确定档案管理信息化的标准。目前,虽然档案管理部门还没有明确规定档案管理信息化、规范化的标准,但教育主管部门、各学校至少要以超前的战略眼光, 制定本地区、本部门、本学校档案管理信息化系统的所必须具备的基本条件和基本标准,并随着信息技术的发展而更新提高。当务之急是配置相应的信息设备,配齐必要的专职管理人员,创设良好的条件。同时严格要求学校各职能处室要以信息化建设的标准形成正在形成的档案资料,档案管理人员则要明确建档标准,及时予以立卷归档,逐步形成领导重视,部门协作,互相促进,共同提高的中小学档案管理信息化建设新局面。
　　2.建立中小学校档案管理数据库。目前中小学档案管理信息化系统建设仍处于起步阶段,其档案正在由原来的笔写文字或打印件向信息管理系统的过渡。教育主管部门或学校应抓住这一有利时机,加快中小学数据库建设。只有数据库建设好了,才能运用先进的信息技术对档案资料进行科学的管理。
　　3.稳步推进办公自动化建设,不断提高档案管理工作水平。教育主管部门和学校要结合农村远程教育工程的实施,将档案管理信息化系统建设纳入学校发展规划,有计划地为学校配置计算机网络系统,不断提高中小学教学、办公信息化水平。
　　总之,中小学档案管理信息化系统建设是一项长期复杂的系统工程,需要多方面的共同努力方可稳步实现。
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