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企业文件材料归档范围和档案保管期限编制探讨

热度0票  浏览235次 时间:2015年5月12日 16:54


 

 

企业文件材料归档范围和档案保管期限编制探讨

罗晓玲

   重庆化医新天投资管理有限公司 重庆  401121

 

 

 

国家档案局令第1020121217日颁布,201321日起施行。各企业在所在地档案行政管理机构的统筹安排要求下,相继结合企业实际开展文件材料归档范围和档案保管期限的编制,笔者就大型企业集团如何开展此项工作探讨如下:

一、   定好规则

规则是编制工作的基础。企业集团要充分分析下属企业性质、企业规模、档案工作状况,综合考虑各企业情况,提出合理的企业编制时间、编制、报审、下发实施要求。切不可照搬国家10号令,以免企业归档材料收集不具体、保管期限划分找不到对应条款,使编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限表流于形式,对工作毫无指导意义。

1、企业编制时间的确定,应依据下属企业档案管理现状,分期分批实施。一般档案工作基础较好的企业,应作为示范企业,先行编制。这样的企业档案人员业务素质较高,有组织、协调、管控能力,既能完成工作,又能引领其它企业完成此项工作;基础较差或工作未起步的企业,放在最后完成。这样的企业无论领导重视度、各部门档案意识都较差,贯彻实施相对较难,档案人员业务素质不高,需集团加大指导力度,并辅以督办、检查等措施,方可推进其工作的开展。

2、编制要求要细化,特别是编制格式,如文种、文件构成、表格栏数、附件内容的排列等要统一、规范。如规模不同的企业是否可用文种区分,下属集团型企业用“规定”、单户企业用“办法”,这样可便于你在批复时,区分不同的下属企业提不同的要求。虽然10号令已明确展示文件构成,但因企业档案人员的业务素质参差不齐,不少企业在实际操作中,常以为只需编保管期限表。表格栏数、附件内容及序号,即使下文件规定,经常都有不少企业按自己的理解、习惯增加、删除,或按自己的想法做。所以格式几栏,附件管理类内容按企业设置机构或档案设置类别列出,都需集团企业规范、统一。从便于收集的角度考虑,按企业设置机构列文件材料归档范围,责任明确,更为适用。

3、报审需规定程序。各下属企业编制的初稿,需先行征求企业各职能部门意见、反复修改,并归档各部门历次修改意见,经企业领导审核,电子版及企业机构图、部门职责发送上级集团审查通过后,再以正式文件报送集团审查。笔者认为报送程序规定,既可细化各职能部门归档材料的准确性,又可强化各部门的档案意识,同时也减轻集团审查工作的难度,是编制工作有效可取的方法。

4、下发实施要求,旨在明确下属企业编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限,需经上级集团审查通过后,以红头文件下发实施。在实际工作中,通常出现编制完成后,未经上级集团审查通过即下发实施,或审查通过后不行文,只让档案部门知晓,认为是档案部门的事,与其它部门无关,给档案的归档工作带来影响,致使档案的齐全、完整受损。

二、   做好培训

培训是让下属企业准确了解定好的编制规则,是编制工作能否按要求如期完成的关键。上级集团只下发文件不培训,或只培训不下发文件,都会影响下属企业编制工作的如期完成,即使完成编制,也会出现诸多问题,增加审查的难度及重复修改的次数,所以最好是先下发编制要求文件,如前所述的“定好规则”,再进行培训,对文件加以逐条讲解。培训也不能简单只做一次,需集中培训和分期培训相结合。集中培训是贯彻编制工作的重要性及意识、上级集团对此项工作的安排、要求。分期培训是按分批完成的企业,再组织小范围培训,详细讲解编制工作方法、步骤,解答参培企业提出的问题,让参培企业明了如何着手开展此项工作。因此培训是编制工作必不可少的环节。

三、细致审查

审查工作是一项档案综合素质要求较高的工作,特别是集团所属企业行业跨距大,对审查者素质要求更高。审查者在审查前,一定要详细了解下属企业组织机构设置、各机构职责,再对下属企业正式行文前的初稿按职责逐条进行审查。按机构列出归档文件材料,更有利于审查。审查时要细致,并把握关键的五不要:第一,不要照搬10号令,完全与企业实际脱轨;第二,不要用“重要的”、“一般”的文字,实际归档中无法界定;第三,不要简单概括文件材料内容,尽量细化,能对应操作;第四,不要是单户企业,内容中还出现“本企业所属分子公司(或单位)”条款;第五,不要列出机构设置以外的机构文件材料内容,无机构、无职责,无法确认审查内容的有无。

四、批复严谨

上级集团对所属企业的批复,要依企业规模加以区分,不可一概而论。所属集团型企业,批复时,应对施行时间、修订完善期限、指导其分子公司完成编制时间上提要求,以推进其按要求施行,并尽快对其下属企业开展此项工作。单户企业则无下属企业项。批复后,最好以抽查方式落实追踪,单户企业落实施行情况,集团型企业落实其对下属企业编制、审查工作的开展情况,以确保工作的严谨及善始善终。

综上所述,企业文件材料归档范围和档案保管期限编制工作,是一项复杂而细致的工作,需各企业精心组织,高度重视,只要如上述按步实施,可确保编制工作顺利进行,使编制的文件材料归档范围和档案保管期限表规范化、并具操作性,真正为企业各类文件材料归档工作提供条件。



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