企业档案归档难问题分析与对策
企业档案归档难问题分析与对策
王娜 汉能控股集团有限公司
企业档案是企业在生产、经营等各项管理活动中形成的历史
记录，是企业宝贵的信息和知识资源。种类丰富且价值较高的档
案是企业发展的“重要谋士”，档案统一集中保管，对于企业信
息资源集中和防止企业机密外泄有非常重要的意义。根据《档案
工作基本术语》（DA/T1—2000）中规定，归档是指“办理完毕
且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程”。
文件归档是档案管理业务流程中基础的工作环节，归档文件是否
齐全完整决定了档案资源的数量和质量。但在实际档案工作中，
档案归档工作的效果往往差强人意，造成了档案资源的不完整。
归档难问题体现在业务部门归档不主动、归档文件质量不达
标、归档范围不齐全等方面。档案的前身是文件或图纸等，产生
于各个部门的业务流程中，经整理、鉴定归档后才能成为档案。
因此，企业中各个业务部门才是档案产生的主要来源，也是文件
归档的责任者。但由于工作职责等原因，业务部门往往不愿意将
本部门产生的有价值文件归档。其次，各个业务部门一般不设有
档案专职人员，文件归档工作由本部门工作人员或兼职档案人员
负责。各个部门的工作人员业务知识精通，档案知识有所欠缺，
因此很难以从档案的专业角度整理文件，归档文件质量不合格的
情况非常普遍。再次，判断文件是否归档，要根据档案的多方面
因素综合评价，业务部门仅从文件对本部门的作用大小出发，很
难考虑到整个公司档案内容和载体的构成因素，往往会遗漏一些
文件。
一、文件归档难问题的成因分析
1.业务部门缺少归档意识
档案部门接收的档案大部分来源于各个业务部门日常管理活
动中，这些文件对于部门管理有一定的参考和借鉴作用，是本部门
工作人员的“资料库”。档案存放在本部门查找、利用较为方便，
因此，很多业务部门不愿意将本部门文件归档整理后移交进档案
室，由档案室进行保管。其次，在企业档案利用过程中，档案借阅
流程繁琐，需经过各级领导层层审批，虽是本部门产生的业务档案
在利用过程中，也要走借阅流程，因此，业务部门为方便本部门人
员利用，不愿主动将档案归档并移交档案部门保管。
2.档案部门缺少科学的归档制度
档案部门是整个企业档案工作的中枢部门，需对产生档案的
各个业务部门的档案工作进行监督和必要的业务指导。业务部门
的兼职档案管理员档案业务知识较为薄弱，若档案部门无科学的
文件归档制度，或规章制度对各个业务部门产生档案针对性不
强，造成各个业务部门对文件归档时间、范围不清楚，延误了文
件归档时间。
二、归档难问题的弊端分析
1.造成文件损坏甚至丢失
各业务部门保管本部门产生的档案，很难有充裕的资金建立
专门的档案室，并配备一定数量的档案装具和其他设施，如除湿
器、干燥剂等。档案的载体大部分为纸张，对环境要求较高，长
期存放在不合适的环境中或装订材料不规范，将会缩短档案寿
命。由于无专人负责保管、提供借阅，档案借阅流程随意，易造
成档案文件丢失。
2.档案资源保存重复，浪费人力物力
对于有交叉业务的相关部门，若各部门收集、保管本部门产
生的文件，本着收集对本部门有参考利用价值文件的原则，易造
成文件收集重复，企业内部出现关于同一份文件一份原件，多份
复印件的情况。从整个企业档案资源建设来看，造成档案资源种
类不全，量大而质不优的情况。
3.阻碍了企业内部档案资源共享
档案收集、保管的最终目的是为了提供利用，实现档案价值。
各业务部门档案工作各自为政，提高了跨部门利用档案的门槛，
不易于实现企业内部有价值档案资源共享。各部门将各自产生档
案视为内部资源，导致企业内部形成档案信息封闭的局面，档案
资源无法充分发挥其最大价值。
4.档案数据备份方案欠缺
档案是企业经营管理活动中产生的历史记录，具有唯一性和
不可复制性。因此，在日常档案管理工作中要做好档案数据备份，
防止意外事件的发生，导致企业档案毁于一旦。各个业务部门保
管各自产生的档案，大部分缺少数据备份方案，有些有备份措施
但因成本较高，备份措施可行性较低，难以实施。
三、解决企业归档难问题的对策建议
1.制定科学严谨的归档制度，给予业务部门支持
企业内各个业务部门兼职档案管理员对本部门产生的文件
归档范围、时间不清楚，也是造成各个业务部门归档文件质量不
规范、归档工作不主动的一个因素。档案管理部门需根据整个公
司档案资源的产生及分布情况，有针对性地制定归档制度，明确
档案归档份数、归档整理方案、质量要求等方面要求，使各个业
务部门在文件归档时有章可循。
档案部门除了制定严密的归档制度外，对各个业务部门在档
案业务上要给予必要的业务支持和技术指导，督促和指导业务部
门档案归档业务的顺利开展，同时也可以减轻业务部门档案归档
工作产生的压力，保证归档工作能按时、高效、高质量地完成。
2.简化档案借阅程序，方便各部门借阅档案
档案作为本单位的“机密”资料，一旦移交进档案室再借阅
就要有层层审批，手续繁琐。因此，各业务部门不愿移交档案，
很大程度上是因为档案放在本部门，查阅、利用较为方便。档案
部门应简化档案借阅程序，缩短档案借阅等待时间。
3.转换档案工作模式，变被动为主动
档案部门一向是企业内部默默无闻的部门，是被动接收文件
资料的部门，通常都是各部门移交多少档案资源，就接收多少，
对档案缺失、质量不合格无有效措施。档案部门应发扬“走出去”
的精神，主动关注企业近期的活动和发展方向，积极主动去收集
档案，真正做到文件前端控制，一旦有活动产生，主动找相关部
门收集档案，并指导其将档案收集齐全、整理规范。
文件归档是档案收集的重要途径，档案部门应发挥主观能动
性积极主动配合相关部门，借助各种有利因素做好文件归档，丰
富本单位档案信息资源，为企业发展提供重要的信息支持。
王娜 汉能控股集团有限公司
企业档案是企业在生产、经营等各项管理活动中形成的历史
记录，是企业宝贵的信息和知识资源。种类丰富且价值较高的档
案是企业发展的“重要谋士”，档案统一集中保管，对于企业信
息资源集中和防止企业机密外泄有非常重要的意义。根据《档案
工作基本术语》（DA/T1—2000）中规定，归档是指“办理完毕
且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程”。
文件归档是档案管理业务流程中基础的工作环节，归档文件是否
齐全完整决定了档案资源的数量和质量。但在实际档案工作中，
档案归档工作的效果往往差强人意，造成了档案资源的不完整。
归档难问题体现在业务部门归档不主动、归档文件质量不达
标、归档范围不齐全等方面。档案的前身是文件或图纸等，产生
于各个部门的业务流程中，经整理、鉴定归档后才能成为档案。
因此，企业中各个业务部门才是档案产生的主要来源，也是文件
归档的责任者。但由于工作职责等原因，业务部门往往不愿意将
本部门产生的有价值文件归档。其次，各个业务部门一般不设有
档案专职人员，文件归档工作由本部门工作人员或兼职档案人员
负责。各个部门的工作人员业务知识精通，档案知识有所欠缺，
因此很难以从档案的专业角度整理文件，归档文件质量不合格的
情况非常普遍。再次，判断文件是否归档，要根据档案的多方面
因素综合评价，业务部门仅从文件对本部门的作用大小出发，很
难考虑到整个公司档案内容和载体的构成因素，往往会遗漏一些
文件。
一、文件归档难问题的成因分析
1.业务部门缺少归档意识
档案部门接收的档案大部分来源于各个业务部门日常管理活
动中，这些文件对于部门管理有一定的参考和借鉴作用，是本部门
工作人员的“资料库”。档案存放在本部门查找、利用较为方便，
因此，很多业务部门不愿意将本部门文件归档整理后移交进档案
室，由档案室进行保管。其次，在企业档案利用过程中，档案借阅
流程繁琐，需经过各级领导层层审批，虽是本部门产生的业务档案
在利用过程中，也要走借阅流程，因此，业务部门为方便本部门人
员利用，不愿主动将档案归档并移交档案部门保管。
2.档案部门缺少科学的归档制度
档案部门是整个企业档案工作的中枢部门，需对产生档案的
各个业务部门的档案工作进行监督和必要的业务指导。业务部门
的兼职档案管理员档案业务知识较为薄弱，若档案部门无科学的
文件归档制度，或规章制度对各个业务部门产生档案针对性不
强，造成各个业务部门对文件归档时间、范围不清楚，延误了文
件归档时间。
二、归档难问题的弊端分析
1.造成文件损坏甚至丢失
各业务部门保管本部门产生的档案，很难有充裕的资金建立
专门的档案室，并配备一定数量的档案装具和其他设施，如除湿
器、干燥剂等。档案的载体大部分为纸张，对环境要求较高，长
期存放在不合适的环境中或装订材料不规范，将会缩短档案寿
命。由于无专人负责保管、提供借阅，档案借阅流程随意，易造
成档案文件丢失。
2.档案资源保存重复，浪费人力物力
对于有交叉业务的相关部门，若各部门收集、保管本部门产
生的文件，本着收集对本部门有参考利用价值文件的原则，易造
成文件收集重复，企业内部出现关于同一份文件一份原件，多份
复印件的情况。从整个企业档案资源建设来看，造成档案资源种
类不全，量大而质不优的情况。
3.阻碍了企业内部档案资源共享
档案收集、保管的最终目的是为了提供利用，实现档案价值。
各业务部门档案工作各自为政，提高了跨部门利用档案的门槛，
不易于实现企业内部有价值档案资源共享。各部门将各自产生档
案视为内部资源，导致企业内部形成档案信息封闭的局面，档案
资源无法充分发挥其最大价值。
4.档案数据备份方案欠缺
档案是企业经营管理活动中产生的历史记录，具有唯一性和
不可复制性。因此，在日常档案管理工作中要做好档案数据备份，
防止意外事件的发生，导致企业档案毁于一旦。各个业务部门保
管各自产生的档案，大部分缺少数据备份方案，有些有备份措施
但因成本较高，备份措施可行性较低，难以实施。
三、解决企业归档难问题的对策建议
1.制定科学严谨的归档制度，给予业务部门支持
企业内各个业务部门兼职档案管理员对本部门产生的文件
归档范围、时间不清楚，也是造成各个业务部门归档文件质量不
规范、归档工作不主动的一个因素。档案管理部门需根据整个公
司档案资源的产生及分布情况，有针对性地制定归档制度，明确
档案归档份数、归档整理方案、质量要求等方面要求，使各个业
务部门在文件归档时有章可循。
档案部门除了制定严密的归档制度外，对各个业务部门在档
案业务上要给予必要的业务支持和技术指导，督促和指导业务部
门档案归档业务的顺利开展，同时也可以减轻业务部门档案归档
工作产生的压力，保证归档工作能按时、高效、高质量地完成。
2.简化档案借阅程序，方便各部门借阅档案
档案作为本单位的“机密”资料，一旦移交进档案室再借阅
就要有层层审批，手续繁琐。因此，各业务部门不愿移交档案，
很大程度上是因为档案放在本部门，查阅、利用较为方便。档案
部门应简化档案借阅程序，缩短档案借阅等待时间。
3.转换档案工作模式，变被动为主动
档案部门一向是企业内部默默无闻的部门，是被动接收文件
资料的部门，通常都是各部门移交多少档案资源，就接收多少，
对档案缺失、质量不合格无有效措施。档案部门应发扬“走出去”
的精神，主动关注企业近期的活动和发展方向，积极主动去收集
档案，真正做到文件前端控制，一旦有活动产生，主动找相关部
门收集档案，并指导其将档案收集齐全、整理规范。
文件归档是档案收集的重要途径，档案部门应发挥主观能动
性积极主动配合相关部门，借助各种有利因素做好文件归档，丰
富本单位档案信息资源，为企业发展提供重要的信息支持。
