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深入剖析企业物资采购管理

热度0票  浏览36次 时间:2020年4月21日 15:30
陈海兰
(广东电网物资有限公司)
摘 要:加强物资采购管理,能够降低企业运营成本,进而实现企业整体效益的最大化。企业要提高对物资采购管理工作的重视,制定合理的物资采购计划,优选不同的采购模式,加强采购全过程监管,以提高企业整体采购效率。
关键词:物资;招标;采购
物资采购作为企业管理组织架构的必须元素,它包括计划下达、采购单生成、采购单执行等一系列的采购活动的全过程,是企业经营活动中的重要一环,影响着企业的生产成本和发展方向。尤其对于电网公司来说,生产物资基数巨大,采购资金总额高企,物资成本就是企业产品的最主要组成部分。加强物资采购管理,不仅能够降低企业运营成本,还可以预防采购人员经济犯罪等现象发生,进而实现企业整体效益的最大化。笔者结合多年的实际工作经验,对目前企业物资采购管理中存在的普遍问题进行了深入剖析,并基于可持续发展理念提出了提升物资采购管理水平的相关对策,以期为企业的经营管理提供有效参考。
一、企业物资采购管理的意义
1.由于部分企业(包括电网公司)在正常生产经营活动中需要大量进行物资采购工作,整个物资采购工作是确保企业可持续发展的重要基础和保障。也就是说,物资采购的质量直接决定着企业运营的质量,对企业安全稳定运营起着决定性的作用,是企业全过程管理的一道重要关口。
2. 企业效益与采购成本密不可分,各个企业越来越注重效益的最大化,采购成本的高低直接或间接的影响企业的经济效益,而控制采购价格是降低采购成本的重要措施之一。物资采购管理工作经过多年的完善和演变,已从传统采购转变为现代供应链管理思想下的战略采购,采购结果已被认为是企业的第三利润源。在保证采购物资质量,不过分追求高品质物资的前提下,合理控制采购成本,能够为企业带来长远的增值效益。
二、企业物资采购管理的模式
1.集中采购模式
集中采购工作由总部集中管理,统一审核、统一制定采购策略和授权目录,系统各单位统一执行管理制度和流程标准,由总部指导系统企业开展区域二级框架采购。总部统一采购方式是对大宗、通用以及主要物资由总部进行集中采购,由各企业与供应商签订合同、自行结算。
2.招标采购模式
招标分公开招标和邀请招标两种方式。如果采用公开招标,招标人不得以不合理的条件限制或排斥潜在的投标人;如果采用邀请招标,应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。对大宗物资或限额以上采购,如设备及其它采购金额较大的特殊物资,采用的是公开招标方式。
3.比价采购模式
对一般物资进行“比价、比质、比服务”的对比方式,对同种物资对比质量、对同种质量对比价格、对同种价格对比服务,以达到质优、价廉、服务好的物资采购效果。
三、企业物资采购管理的问题
1.物资供应链管理水平不高
当前,很多企业与供应商之间仍是简单的买卖关系,缺少供应商的市场评价体系,对供应商的产品制造质量及供应效率管控不完善,对供应商缺乏全面、系统的认识,特别是对其上游供应商的产品质量管控需要进一步加强。
2.物资采购模式选择存在偏差
针对不同的市场环境和工作实际、不同的物资需求和供需关系,企业往往会选择不同的物资采购模式,如果模式选择出现偏差,容易给企业带来不必要的额外工作量甚至是法律纠纷。同时,物资的需求部门提报物资需求或计划时,部分人员对采购需求总体情况不清楚,缺乏计划管理的整体协调,致使很多企业出现大量过度采购、重复采购和临时采购现象,不仅对企业造成资源浪费,也严重影响了工作效率。
3. “绿色采购”意识薄弱
从国际市场来看,很多外国企业已将“绿色采购理论”、 “绿色供应链理论”与实践完美结合,形成了一整套符合自身发展需求的“绿色供应链管理战略”。反观国内市场,很多企业依旧沿袭旧时的管理思想,以成本为导向进行企业发展,没有把“绿色采购”和“绿色供应”理念有效的融入到整个文化体系中,使得“绿色采购”和“绿色管理”成为一纸空谈。
4.数字化建设不完善
虽然很多企业已经建立了适应各种采购方式的电子商务平台,实现了网上阳光采购,但与之配套的全过程监管平台和大数据统计分析功能还没有实现,信息、数据没有形成共享,对企业内部各个部门来说,就会出现信息孤岛,带来的直接结果就是信息滞后,采购效率低下,严重的还会给企业带来一定的损失。
5.物资采购计划审核机制不健全
企业采购计划与项目立项、预算审批未能充分对接,个别项目未能同步规划采购实施方案,采购随意性强。有些项目边界条件还未落实,不满足招标条件而急于招标,招标完成后又迟迟不能签订合同开展工作,造成合同纠纷,损害了企业利益。
6.物资采购基础工作不到位
企业在物资采购准备阶段工作不到位,如市场调研不充分,未按范本或企业要求编制招标文件,资格条件设置不合理,招标文件审查流于形式等,造成采购质量不高或者流标。
四、企业物资采购管理的对策
1.建立健全物资采购监管机制
企业建立健全物资采购监管机制不仅是对采购过程的监管,也是对采购质量的监管,同时也是采购公开化的标志,是保证物资采购质量的基础。通过对物资采购管理工作的全面监管,能够保证采购流程的科学合理,采购过程规范化和体系化,对维护企业利益、降低企业运营成本、提升经济效益大有裨益。
2.改革物资供应链体制
加强供应链战略合作,提升整合战略资源、占领创新高地的能力。深化与先进企业的技术合作,聚合一流的设计、设备、施工、监理,组成战略联盟。积极开展重点采购品类市场调研,深度挖掘优质厂家和优质产品,选取有潜力或对等的优质供应商为核心战略供应商,形成一定范围内的长期战略合作伙伴,确立全面合作关系,本着“利益共享、风险共担”的原则,实现资源共享、互利共赢。探索在市场换资源、市场换市场、市场换代理权、开展供应链贸易以及市场换股权等方面开展合作。
3.科学制定物资采购计划
科学合理的物资采购计划,可以提升对物资采购的整体管理。企业在进行相关物资采购工作时,要综合企业现有物资库存的具体状况,制定详尽的采购计划,明确具体的采购方向、采购品种、采购价格及采购时间,要保障相关采购资金可以在特定的范围之内进行浮动,避免资金不到位的状况出现。同时,要坚持物资采购计划的刚性原则。
4.持续优化采购策略
在物资采购过程中,要结合先进的采购理念,进一步整合采购需求,创新集中采购策略,深度挖掘规模化采购优势。与需求单位密切沟通,根据项目特点,广泛开展市场调研,打破惯性思维的枷锁,针对企业所需产品和服务特点,制定差异化的采购策略,通过有针对性的采购策略,切实满足企业的实际采购需求。
5.高度重视物资采购前的准备工作
企业在进行物资采购前需要做足准备,以预防为主,从源头把好质量关。一是要谨慎选择“质优价廉”的优质物资供应商;二是要全面了解供应商的动向变化,建立动态的考核反馈机制;三是要根据行业发展要求不断更新物资采购标准。
6.牢筑阳光采购理念
要严格按照国家法律法规和企业规章制度开展物资采购管理工作。加强对内部各企业集中采购率、电子招标率、公开采购率和网上采购率的管控,构建“不敢腐、不想腐、不能腐”的考核管理机制,不断规范物资采购管理工作,确保实现阳光采购。
7.不断提升专业化管理水平
建议组织建立标准招标文件库和招标文件范本库,规范招标文件审查流程,着力提升招标文件质量,夯实招标采购基础,同时应用信息化管控手段固化管理流程;加大库存物资转让及报废核销的管理力度,确保企业库容比处于合理可控区间。
五、结语
企业要提高对物资采购管理工作的重视,制定合理的物资采购计划,优选不同的采购模式,加强采购全过程监管,以提高企业整体采购效率,保证采购质量,节约采购成本,降低采购风险,进而助力企业稳定可持续发展。



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